Kort från barn- och ungdomsnämnden 21 september

På sammanträdet den 21 september beslutade barn- och ungdomsnämnden bland annat om delårsrapport, avveckling av den fristående förskolan Änglagården, upphandling av systemstöd för elevhälsa samt uppföljning inom internkontroll.

Delårsrapport tertial 2, januari – augusti 2022

Delårsrapporten innehåller redovisning och analys av verksamheten, viktiga händelser, ekonomisk utveckling, budgetavvikelse, nämndens bidrag till måluppfyllelse, uppföljning av uppdrag kopplade till Rysslands invasion av Ukraina samt förändrade förutsättningar 2023-2025 med koppling till inflationsdrivande kostnadsökningar.

Viktiga händelser under perioden

• Pandemin påverkade verksamheten och vikariebehovet var stort.
• Höjd beredskap för att hantera effekter av kriget i Ukraina och ökad kapacitet för mottagande av flyktingar.
• Om- och nybyggnationer av många skolor och förskolor. En tydlig effekt av att antalet barn- och elever ökar.
• Ny plan för det systematiska kvalitetsarbetet.
• Fördjupat samarbete med andra myndigheter och kommunala förvaltningar.
• Kommunikationsverktyget Haldor infördes i förskolan och grundskolan.

Resultat

Barn- och ungdomsnämndens prognos för år 2022 visar att resultatet kommer att sluta på ett underskott på -30 miljoner kronor. Underskottet beror bland annat på kostnadsökningar för lokaler, livsmedel och skolskjuts samt ett planerat uttag av nämndens eget kapital på 21 miljoner kronor.

Enligt Karlstads nya befolkningsprognos kommer antalet barn och elever i nämndens verksamheter öka med cirka 300 barn i åldrarna 1-15 år fram till 2026.

Måluppfyllelse

Nämnden bidrar till kommunens övergripande mål och har kompletterat de övergripande målen med 12 nämndmål. Bedömningen är att nämndens sammantagna måluppfyllelse för 2022 kommer vara god eller relativt god med förbättrade resultat på 14 av 15 målområden.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Delårsrapport 2022, tertial 2 godkänns.
2. Kostorganisationens prognostiserade underskott på 6 miljoner kronor på grund av de extraordinära kostnadsökningarna på livsmedel, godkänns och lämnas utan åtgärd. Underskottet ska lyftas och föreslås strykas i skrivelsen för nämndens förslag till över- och underskott.

Ansvarig handläggare: 

Christina Widén, ekonomichef, 054-540 29 02

Avveckling av den fristående förskolan Änglagården

Den fristående förskolan Änglagården kommer att avveckla sin verksamhet under 2023. Det formella beslutet togs av kyrkofullmäktige den 13 juni 2022, och barnen kan finnas kvar i verksamheten som längst fram till den 31 augusti 2023.

Barn- och ungdomsnämndens beslut: ­

Efter att preliminära utbetalda bidrag inklusive eventuella tilläggsbelopp korrigerats avslutas den fristående enheten i Karlstads kommun. Den fristående huvudmannen för förskolan Änglagårdens godkännande och rätt till bidrag upphör senast den 1 september 2023.

Ansvarig handläggare:

Agneta Finell, kvalitetsstrateg förskola 054 – 540 34 20

Upphandling av dokumentationssystem för elevhälsa

Systemavtalet för dokumentation och journalföring inom grundskolans och gymnasieskolans elevhälsa behöver förnyas. Karlstads kommun kommer att genomföra en upphandling av ett nytt system tillsammans med övriga värmländska kommuner som önskar att delta.

Upphandling ska publiceras vid årsskiftet 2022/2023 och målet är att ha ett nytt system på plats under vårterminen 2023.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Upphandling av dokumentationssystem för elevhälsa genomförs tillsammans med gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, samt de värmländska kommuner som önskar delta.
2. Barn- och ungdomsnämnden delegerar till upphandlingschef, upphandlingsavdelningen vid kommunledningskontoret att fastställa förfrågningsunderlag och fatta tilldelningsbeslut.

Ansvarig handläggare:

Jennie Thorén Johnson, projektledare, 072 – 142 01 58

Intern kontroll: Redovisning kring risk för minskad effektivitet/ökad administration när digitala system införs

En av kontrollpunkterna inom intern kontroll 2022 gäller risk för minskad effektivisering när digitala systemstöd införs.

De senaste åren har en rad digitala stöd införts i förvaltningen. Kontrollen har omfattat två stickprov; införandet av en e-tjänst för digitala samtycken samt systemstöd för skolval. Båda processerna handlar om övergångar från analog pappershantering till digitala arbetssätt och det är förvaltningens administration som har undersökts.

Redovisningen visar på mindre brister och felaktigheter men att regelverk och rutiner i huvudsak följs.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Redovisning godkänns.
2. Rutiner upprättas för att säkerställa att effektivitetsmål/förväntade effektivitetsmått framgår av projektbeställningar för digitala systemstöd. Rutinen ska även säkerställa systematisk uppföljning av effektivitet efter införande.

Ansvarig handläggare: 

Elin Johansson, avdelningschef kommunikation- och digitalisering, 070-00 10 549.

Intern kontroll: Redovisning kring risk för att vårdnadshavare utan kunskaper i svenska inte kan ta del av information från förskola och skola

En av kontrollpunkterna inom intern kontroll 2022 gäller risk för att vårdnadshavare utan kunskaper i svenska språket inte kan ta del av information från förskola och skola.

Karlstads kommun har inga övergripande styrdokument kring hur kommunen ska arbeta för att uppfylla den enskildes rätt till information oavsett kunskaper i svenska. Däremot finns det långtgående krav i förvaltningslagen kring användning av tolk och översättningar där det finns behov.

Kontrollen har gjorts genom stickprov av utskick till vårdnadshavare, intervjuer och granskning av rutiner på ett antal förskolor och skolor.

Redovisningen visar på mindre brister och felaktigheter men att regelverk och rutiner i huvudsak följs. Genom införandet av kommunikationskanalen Haldor har vårdnadshavares möjlighet att ta del av informationen ökat då innehållet kan översättas till 41 olika språk direkt i verktyget.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Redovisningen godkänns.
2. Förvaltningen ges i uppdrag att göra en översyn av hur skriftlig information till vårdnadshavare kan förses med lämplig hänvisning på modersmål om stöd vid översättning.
3. Förvaltningen ges i uppdrag att ytterligare utreda möjliga åtgärder för hur vi ska arbeta för den enskildes rätt att ta till sig information oavsett språkkunskaper i svenska

Ansvarig handläggare: 

Elin Johansson, avdelningschef kommunikation- och digitalisering, 070-00 10 549.

För mer information, kontakta:

Niklas Wikström, ordförande barn- och ungdomsnämnden, 054-540 12 82
Maria Kjällström, skoldirektör barn- och ungdomsförvaltningen, 054-540 39 82

Kontakta respektive parti vid frågor om egna förslag eller reservationer. Det fullständiga protokollet från barn- och ungdomsnämndens sammanträde publiceras på karlstad.se när det är justerat, om cirka en vecka.